新型コロナウイルス感染拡大の折、代議員と役員の健康維持、感染拡大防止の社会的責任の観点から、９月の臨時総会はオンライン参加を基本とすることとなり、当会としては初めての「オンライン総会」の準備が進んでいます。８月１２日にはそのための通信テストが行われました。

　９月２５日の臨時総会のメイン会場は、札幌市内のホテル会議室に置きますが、大阪にも臨時会場を設けてオンラインで札幌とつなぎます。大阪には関西の理事、代議員が集まる予定です。また東京の理事、代議員と、道内の多くの役員と代議員も、自宅や職場等で個別にPCなどに向かい、オンライン参加する予定です。

　総会当日は、10人程度集まる予定の札幌会場の大きなスクリーンに、大阪会場をはじめ、各参加者の顔が映し出され、札幌会場に設置するカメラは、同会場全体の様子を撮影して、ライブで全国に送られる予定です。音声も出席者全員が、意見を交わせるようになります。

　１２日のオンラインテストでは、札幌会場に岩渕情報担当理事と久田理事事務局長、白石事務局員が、ホテル関係者とともに、スクリーンとマイクやカメラ、PCなどの機器を接続したテストを行いました。また大阪会場となる北大会館からは波多代議員が、同時に橋本総務担当理事が江別の自宅から、それぞれのPCでオンライン参加しました。

　テストでは、会議室内の発声位置によっては聞こえにくいこともあったため、座席配置やマイク位置、カメラの角度などを調整することにしました。また、画面や音声が時々途切れることもあったため、当日は、札幌会場以外の音声と画像をオフにした状態にしておき、発言の際に、発言者だけオンにするなどの工夫が必要であることも分かりました。

　大阪と札幌・江別の空間距離は問題にならず、調整が良ければ音声もクリアであり、テストは総じて良好に終わりました。このため、オンライン総会は実施が充分可能であるとの見通しを持てました。

　これを受け、役員・代議員には、早ければ9月初日にも招集通知と関係書類をお送りするとともに、追って、Zoom Meeting のための　Setting をメールで送信する予定です。各位のPCなどにZoomをインストールするなどの準備を進めておいていただければ幸いです。